Центральний державний історичний архів України, м.Київ
(ЦДІАК України)

• Як правильно оформити запит до ЦДІАК України?

Вимоги до оформлення звернення громадянина відповідно до ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»: письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження.

• Чим публічна інформація відрізняється від інформації щодо наявності, складу і змісту документів ЦДІАК України, отримання архівної довідки про народження, шлюб, смерть, склад родини?

Звертаємо увагу шановних кореспондентів архіву на те, що інформація щодо метричних чи біографічних даних про ваших родичів не належить до публічної інформації, оскільки не має відношення до інформації, створеної Архівом в процесі виконання своїх повноважень. Публічною є інформація з організаційно-розпорядчих документів, створених у процесі діяльності архіву як установи, наприклад: організаційну структуру, основні завдання, повноваження тощо.

Пошук відомостей за документами, які Архів зберігає, врегульований Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», та Законом України «Про звернення громадян».

• Чи можна підтвердити національність дідуся (бабусі) за документами ЦДІАК України?

Графа «Національність» з’явилася в документах радянського зразка, які почали видаватися на території України органами ЗАГС з 1919 р. До цього часу реєстрацією народжень займалися релігійні установи (церкви, костели, кірхи, синагоги, мечеті) відповідно до віросповідання батьків новонародженого. Формуляр метричної книги будь-якої конфесії – а саме метричні книги різних релігійних установ і зберігає ЦДІАК України, - не передбачав окремої графи для зазначення національності, тому у метричних записах дореволюційного періоду згадка про національну приналежність зустрічається в окремих випадках скоріше як виняток. Так само, як і у розділі про народження, графа «Національність» відсутня у розділах про шлюб та про смерть. Отже, для отримання відомостей про національність ваших родичів варто шукати документи, видані у радянський час, оскільки за метричними книгами будь-якої конфесії встановлення національної приналежності неможливе.

• Що необхідно для виявлення метричного запису?

Обов’язкові вихідні дані для пошуку будь-якого метричного запису за метричними книгами релігійних установ, які зберігаються у ЦДІАК України:

• назва населеного пункту, де відбулося народження (вступ у шлюб, смерть) людини, відомості про яку розшукуються;
• прізвище, ім’я, по батькові особи, відомості про яку розшукуються. Якщо потрібно знайти запис про народження (укладення шлюбу) жінки, то необхідно зазначити її дівоче прізвище.
• рік реєстрації події (народження, вступу у шлюб, смерті).

У разі, якщо будь-які відомості з зазначених вище відсутні, провести виявлення запису буде неможливо.

• Метричні книги яких років та яких територій зберігає архів?

У ЦДІАК України зберігаються метричні книги різних релігійних установ, що діяли у м. Києві та у межах сучасної Київської області до 1919-1920 рр. Також є на зберіганні метричні книги православних церков колишньої Київської губернії, датовані до 1874 р., метричні книги деяких костьолів та синагог населених пунктів, які сьогодні належать до Вінницької, Житомирської, Полтавської, Черкаської областей, але раніше входили до складу Київської губернії. Конкретніше про наявність книг, можна дізнатися на сайті архіву за адресою: http://cdiak.archives.gov.ua/daparat.php.

Про наявність тих чи інших метричних книг в архівах України можна дізнатися у каталогах метричних книг, які доступні за адресою в мережі Інтернет: http://www.archives.gov.ua/Publicat/Guidebooks/Spec_dovidnyky.php.

• Як знайти своє коріння? Що потрібно, щоби дослідити родовід?

Серед документів ЦДІАК України немає окремого фонду, який зберігав би родоводи чи генеалогічні таблиці мешканців України. Складання родоводу передбачає опрацювання метричних книг, сповідних розписів, ревізьких сказок, різноманітних списків та інших джерел, які не завжди зберігаються в одному архіві, а розосереджені по різних архівних установах. Звичайно, що такі пошуки проводяться протягом тривалого часу і вкластися у 30-денний термін, відведений законом для відповіді на звернення, неможливо, тому архів не приймає на виконання запити зі складання родоводів чи написання генеалогій. Для самостійного опрацювання документів та складання власного генеалогічного дерева дослідник може записатися до читального залу архів та проводити таке дослідження особисто або за допомогою довіреної особи, яка має нотаріально засвідчену довіреність для цієї роботи.

Розпочати дослідження радимо з опитування старших родичів, зі слів яких потрібно з’ясувати якнайповнішу інформацію щодо назв населених пунктів, років народження, укладання шлюбів, смерті, імен та прізвищ, для жінок – дівочих, членів родини, генеалогію якої ви бажаєте вивчати. Також необхідно пошукати у сімейному архіві старі довідки, свідоцтва, автобіографії, вивчити листування, якщо таке збереглося, з метою встановлення чи уточнення дат, імен, місць та обставин, які могли б допомогти у пошуках.

Після того, як географія, дати та імена уточнено, можна скористатися каталогами метричних книг відповідних архівів (http://www.archives.gov.ua/Publicat/Guidebooks/Spec_dovidnyky.php) та розпочинати дослідження.

• Який графік роботи читального залу?

З графіком роботи та іншою інформацією, що стосується читального залу ви можете ознайомитись у рубриці “Читальний зал”.

• Що може полегшити пошук інформації про родичів?

Для дослідження родоводу, крім прізвищ осіб, щодо яких здійснюватимуться пошуки, необхідно володіти максимальною інформацією щодо місця здійснення події (тогочасної назви населеного пункту), дати здійснення події (народження, шлюб, смерть), а також віросповідання.

У разі пошуку інформації за метричними книгами православних церков міста Києва бажано знати церкву, в якій могло бути здійснено метричний запис, або місцевість Києва (наприклад, Печерськ, Поділ, центральна частина тощо)